e-Fatura Programı Seçerken Dikkat Edilecek 8 Nokta

Piyasada onlarca e-Fatura programı var ve çoğu ilk bakışta aynı şeyi vaat ediyor. Oysa asıl fark, programı kullanmaya başladıktan haftalar sonra ortaya çıkıyor: gelen faturayı kaçırdığınızda, entegratör değiştirmek istediğinizde ya da mali müşavirinizle çalışmaya başladığınızda. Karar vermeden önce şu sekiz noktaya bakın.

1. Entegratör bağımsızlığı

e-Fatura düzenlemek için Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) kayıtlı bir özel entegratör ya da GİB'in kendi portalı gerekir. Bir program entegratörünüze bağlanabiliyorsa onu değiştirmeden kullanabilirsiniz; bağlanamıyorsa sözleşme ve geçiş maliyeti sizin üzerinize kalır. Birden fazla entegratör kullanan işletmeler için bu madde belirleyicidir; ayrıntı için birden fazla entegratörü tek ekrandan yönetmek yazımıza bakın.

2. Mobil kullanım gerçekten eksiksiz mi?

Birçok programın mobil sürümü yalnızca görüntüleme sunar. Telefondan fatura kesebiliyor, gelen faturaya yanıt verebiliyor ve irsaliye takibi yapabiliyor musunuz? Saha ekipleri ve esnaf için bu fark günlük iş akışını değiştirir. Mobilden e-Fatura kesmek rehberimizde ayrıntıları bulabilirsiniz.

3. Gelen fatura yönetimi

Ticari faturalarda kabul/red için tanınan süre sınırlıdır. Program yanıt bekleyen faturaları öne çıkarıyor mu, birden fazla portalın gelen kutusunu tek listede topluyor mu? Bkz. ticari fatura, temel fatura ve 8 günlük süre.

4. Doğru belge türü otomatik seçiliyor mu?

Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir. Program alıcının durumunu GİB listesinden denetliyorsa en sık yapılan hata kendiliğinden önlenir. Farkı anlatan yazı: e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark.

5. Şifre ve veri güvenliği

• Entegratör şifreniz saklanıyor mu? Saklanıyorsa neden ve nasıl şifreleniyor?
• Belgelerinizin bir kopyası program sağlayıcısında tutuluyor mu?
• Girişler ve yönetim işlemleri kayıt altına alınıyor mu?

6. Mali müşavirle çalışma modeli

Şifreyi telefonla ya da mesajla paylaşmak yerine, onaylı ve geri alınabilir bir erişim modeli arayın. Ayrıntılar: şifre paylaşmadan onaylı erişim.

7. Arşiv ve çıkış kolaylığı

Bir gün programı ya da entegratörü değiştirirseniz eski faturalarınıza erişebilecek misiniz? Yasal saklama yükümlülüğünüz için bkz. e-faturalar ne kadar süre saklanmalı ve entegratör değiştirirken eski faturalar.

8. Deneme ve iptal koşulları

Kart bilgisi istemeden deneme sunuyor mu? Deneme bitince otomatik ücretlendirme var mı? İptal ve iade koşulları açıkça yazıyor mu? Bunları üye olmadan önce okuyun.