Mali Müşavirlerin En Büyük Sorunu: Her Müşteri Farklı Entegratörde

Bir mali müşavir ofisinde sabah, çoğu zaman aynı soruyla başlar: “Bu müşterinin faturaları hangi portalda?” Mükellefler kendi entegratörlerini kendileri seçmiştir; kimi İzibiz kullanır, kimi Uyumsoft, kimi Turkcell e-Şirket ya da Doğan e-Dönüşüm. Ofis ise hepsinin kayıtlarını düzenli tutmak zorundadır.

Sorun tam olarak ne?

Ortada tek bir teknik arıza yok; küçük sürtünmelerin birikimi var. Ama bu birikim, özellikle ay sonlarında ofisin en çok zaman kaybettiği yerdir.

• Çok sayıda portal: Her entegratörün adresi, menüsü, terimleri ve alışkanlıkları farklıdır. Bir portalda “gelen kutusu” olan yer, diğerinde başka bir adla geçer.
• Çok sayıda şifre: Her mükellef için kullanıcı adı ve şifre gerekir. Bunlar zamanla e-postalarda, mesajlaşma uygulamalarında ve defterlerde dağılır.
• Kesintiler: Mükellef şifresini değiştirdiğinde ofisin haberi olmaz; iş, girmeye çalışırken fark edilir.
• Gözden kaçan süreler: Bir portala girmeyi unutmak, o portaldaki ticari faturanın 8 günlük yanıt süresinin dolması anlamına gelebilir. Ayrıntı için ticari fatura ve 8 günlük süre yazımıza bakabilirsiniz.
• Yeni personel eğitimi: Ofise yeni katılan biri yalnızca muhasebeyi değil, her portalın kullanımını da öğrenmek zorunda kalır.

Neden ofis entegratörü seçemiyor?

Doğal çözüm gibi görünen “herkes aynı entegratöre geçsin” yaklaşımı pratikte işlemez. Mükellefin entegratörü; sözleşmesi, ERP entegrasyonu, fiyatı ve alışkanlıkları ile belirlenir. Mali müşavirin bu karara müdahale etmesi çoğu zaman mümkün de değildir, doğru da olmaz. Dolayısıyla çeşitlilik bir sorun değil, bir veri: çözümün çeşitliliği yönetmesi gerekir.

Çözüm: tek giriş, mükellef bazlı geçiş

OTAQ Mali Müşavir Portalı bu yüzden bir “yeni entegratör” değil, mevcut entegratörlerin üstünde duran bir geçiş noktasıdır. Ofis e-posta ve şifresiyle bir kez girer, mükelleflerinin listesini görür ve birine tıkladığında o mükellefin kendi entegratör portalına geçer. Desteklenen entegratörler: İzibiz, Doğan e-Dönüşüm, Uyumsoft, Uyumsoft Kurumsal, Turkcell e-Şirket, NES e-Dönüşüm, EDM Bilişim, Digital Planet ve Hızlı Teknoloji.

• Tek liste: Mükellefler, kullandıkları entegratör ve bağlantı durumuyla birlikte tek yerde. Arama ve sabitleme ile aradığınıza hızlıca ulaşırsınız.
• Tek tıkla geçiş: Her portal için ayrı kullanıcı adı ve şifre hatırlamanız gerekmez.
• Durum görünürlüğü: Bağlı, Erişilemiyor ve Kontrol edilmedi durumları sayesinde sorunlu bağlantıyı iş başında değil, önceden görürsünüz.
• Hızlı değiştirme: Portalın içindeyken ⌘K / Ctrl+K ile başka bir mükellefe tek adımda geçersiniz.

Erişim nasıl kurulur?

Erişim, mükellefin bilgisi ve onayı olmadan kurulmaz. Bağlantı iki taraflı onayla açılır: mükellef OTAQ'a üye olurken mali müşavirini seçer ya da mali müşavir mükellefi VKN ile davet eder. Karşı taraf onaylamadıkça erişim açılmaz. Mükellef onaylarken entegratör şifresini girer (şifre entegratörde doğrulanır) ve açık rıza verir.

Bu noktada dürüst olmak gerekir: OTAQ normalde hiçbir entegratör şifresini saklamaz. Ancak mali müşavire erişim izni veren mükellefin şifresi, geçişin yapılabilmesi için AES-256-GCM ile şifreli saklanır. Mükellef erişimi istediği an kaldırabilir; kaldırınca kayıtlı şifre silinir. Her erişim işlem kaydına yazılır. Yöntemin gerekçesini mükellef şifresini paylaşmak yerine onaylı erişim yazımızda ayrıca anlattık.

Ofisin günü nasıl değişir?

Değişikliğin büyüklüğü, ofisin hacmine göre artar. Beş mükellefli bir ofiste kazanç, şifre aramak yerine tek yerden girmektir. Elli mükellefli bir ofiste ise iş akışı farklılaşır: ay sonu kontrolünü portal portal gezerek değil, bir listeyi yukarıdan aşağı ilerleyerek yaparsınız. Bağlantı sorunları iş yoğunken değil, listede önceden fark edilir; yeni gelen bir personel de her entegratörü ayrı öğrenmek yerine tek bir akışı öğrenir.

Burada bir sınırı da belirtelim: OTAQ, mükellefin entegratör portalının yerine geçmez. Geçişten sonra çalıştığınız ekran mükellefin kendi entegratörünün ekranıdır; mükellefin o sistemdeki yetkileri ve kayıtları aynen geçerlidir. Portalın işi, o kapıya giden yolu kısaltmak ve düzenlemektir.

Maliyet: mali müşavir için sıfır

Mali Müşavir Portalı mali müşavirlere ücretsizdir; hesap açmak için VKN/TCKN, e-posta (kodla doğrulanır) ve şifre yeterlidir. Süre ya da paket sınırı yoktur. Bir ayrıntıyı saklamayalım: mükellefin kendi OTAQ üyeliği normal ücret ve deneme kurallarına tabidir. Mali müşavir için ise ücret yoktur.

Kimler için uygun?

• Mükellefleri farklı entegratörlerde dağılmış mali müşavir ve muhasebe ofisleri.
• Birden fazla firmanın e-dönüşüm süreçlerini yürüten grup şirketi muhasebe ekipleri.
• Yeni mükellef kabul eden ve her seferinde yeni bir portal öğrenmek istemeyen büyüyen ofisler.
• Çalışanlarının portal bilgilerini kâğıtta ya da mesajlarda tutmaktan vazgeçmek isteyen ofisler.

Tüm mükelleflerinizin aynı entegratörü kullandığı nadir bir durumda bile fayda sürer: liste, durum bilgisi ve hızlı geçiş yine işinize yarar. Fakat asıl değer, çeşitlilik arttıkça belirginleşir.

Entegratörünüz listede yoksa

Giriş yaptıktan sonra mükelleflerinizin kullandığı ama OTAQ'da henüz bulunmayan bir entegratörü bize iletebilirsiniz: adı, kaç mükellefinizin kullandığı ve varsa notunuz yeterlidir. Talepleri değerlendirip geliştirmeye alırız.

Birden fazla entegratörü tek ekranda yönetmenin genel mantığı için çoklu entegratör yazımıza da bakabilirsiniz.